議事録の書き方とフォーマット完全ガイド！すぐ使えるテンプレート4選【コピペ可】

ビジネスパーソンにとって、会議の議事録作成は避けて通れない業務の一つです。特に新入社員や若手社員の方、あるいは議事録の書き方に自信がない方の中には、「上司から突然『今日の議事録を頼むね』と言われて焦ってしまった」「自己流で書いているけれど、本当にこのフォーマットで合っているのか不安」という悩みを抱えている方も少なくありません。

議事録の作成は、慣れないうちは何から手を付ければいいのか分からず、時間ばかりが過ぎてしまいがちです。せっかく時間をかけて書いても、後から「要点が分からない」「見づらい」と指摘されてしまうと、モチベーションも下がってしまいますよね。

そこで本記事では、議事録の基本的な書き方や必ず入れるべき基本項目、分かりやすい議事録に仕上げるためのコツを詳しく解説します。さらに、あらゆるビジネスシーンで今すぐコピーして使える4種類の議事録テンプレート（フォーマット）もご用意しました。この記事を読むことで、誰でも迷わず、見やすく正確な議事録を作成するためのヒントが得られます。ぜひ日々の業務にお役立てください。

議事録とは？その目的と重要性

そもそも、なぜ日々の忙しい業務の中で、わざわざ時間を割いて議事録を作成しなければならないのでしょうか。「会議の内容は参加者全員が聞いていたのだから、わざわざ文字に残さなくてもいいのではないか」と考えてしまう方もいるかもしれません。しかし、議事録にはビジネスを円滑に進めるための非常に重要な役割があります。ここでは、議事録の目的と重要性を3つの視点から解説します。

決定事項の公式な記録

会議の中で「何が決まったのか」を公式な記録として残すことが、議事録の最も大きな目的です。口頭だけの合意では、人間の記憶は時間の経過とともに曖昧になってしまいます。後になってから「そんなことは言っていない」「別の意味だと思っていた」といった「言った・言わない」のトラブルが発生することは珍しくありません。議事録という形できちんと文書化しておくことで、決定事項に対する確かな記録となり、不要なトラブルを未然に防ぐことができます。

参加者間の認識のズレ防止

同じ会議に参加し、同じ話を聞いていたとしても、人によって受け取り方や理解の仕方が異なることがあります。特に複数の部署が関わるプロジェクトや、社外のクライアントとの打ち合わせでは、この認識のズレが後々の業務に大きな支障をきたすこともあります。会議の直後に議事録を作成し、参加者全員で確認し合うことで、「今回の会議での共通認識はこれである」という合意を形成し、全員が同じ方向を向いて業務を進められるようになります。

欠席者や関係者への迅速な共有

業務の都合などで、会議に参加できないメンバーが出ることはよくあります。また、直接会議には出席していないものの、決定事項によって影響を受ける他部署の関係者も存在します。そうした欠席者や関係者に対して、会議で何が話し合われ、何が決まったのかを迅速かつ正確に共有するためのツールとしても、議事録は不可欠です。議事録があることで、会議にわざわざ全員が出席しなくても、組織全体で情報を共有することが可能になります。

議事録に必ず入れるべき基本項目

分かりやすい議事録を作成するためには、どのような情報を盛り込むべきでしょうか。議事録のフォーマットは企業によって多少のバリエーションがありますが、基本となる項目は共通しています。どのような議事録にも必ず入れるべき項目を一つずつ解説します。

• 日時：会議が開催された日付だけでなく、開始時間から終了時間までを正確に記載します（例：2026年7月10日 15:00〜16:00）。後から振り返ったときに、いつ時点の情報なのかを特定するために必須の項目です。
• 場所：社内のどの会議室で行われたのか、あるいはオンライン（ZoomやGoogle Meetなど）を使用したのかを記載します。
• 参加者：会議に出席した全員の氏名を記載します。社外のメンバーが含まれる場合は、会社名や部署名も正しく記載することがマナーです。また、誰が議事録の作成者であるかも明記しておきましょう。
• 議題（アジェンダ）：その会議で何をテーマとして話し合ったのかを記載します。
• 決定事項：会議を通じて「最終的に何が決まったのか」を記載します。議事録の中で最も重要な要素です。
• ToDo（担当者・期限）：会議で決まった方針をもとに、具体的に「誰が」「何を」「いつまでに」実行するのかというアクションプランを記録します。
• 次回予定：継続して行われる会議の場合、次回の開催日時や場所、予定されている議題を記載します。

【コピペ可】議事録テンプレート集

ここでは、日々の業務でそのままコピー＆ペーストして使える便利な議事録テンプレートを4種類ご紹介します。用途に合わせて最適なフォーマットを選び、［ ］で示された空欄の部分を埋めるようにしてご活用ください。

① 定例会議・社内ミーティング用テンプレート

毎週や毎月など、定期的に行われる社内の情報共有やミーティングに最適なテンプレートです。前回の振り返りから、各部署からの報告事項、そして今回の決定事項へと流れるように整理できます。

【議事録】定例会議・社内ミーティング

■ 開催概要
・日時：202［ ］年［ ］月［ ］日（［ ］） ［ ］:［ ］ 〜 ［ ］:［ ］
・場所：［ 会議室名 / オンライン ］
・参加者：［ 参加者氏名を記載 ］
・記録者：［ 議事録の作成者氏名 ］

■ 本日の議題（アジェンダ）
1. 前回のToDo進捗確認
2. ［ 今回の主要テーマ ］について
3. 各担当からの報告事項

■ 決定事項
・［ 決定事項①：具体的に決まった内容を簡潔に記載 ］
・［ 決定事項②：具体的に決まった内容を簡潔に記載 ］

■ 協議内容・詳細
1. ［ 議題1について ］
   - ［ 出された主な意見や、懸念点などを記載 ］

2. ［ 議題2について ］
   - ［ 出された主な意見や、懸念点などを記載 ］

■ 本日のToDo（今後のアクションプラン）
・［ タスク内容 ］（担当：［ 氏名 ］ / 期限：［ 月日 ］）
・［ タスク内容 ］（担当：［ 氏名 ］ / 期限：［ 月日 ］）

■ 次回予定
・日時：202［ ］年［ ］月［ ］日（［ ］） ［ ］:［ ］ 〜 ［ ］:［ ］
・場所：［ 会議室名 / オンライン ］
・議題：［ 次回話し合う予定のテーマ ］

② 商談・打ち合わせ用テンプレート

取引先やクライアントとの商談・打ち合わせで使用するテンプレートです。社外の相手とのやり取りでは、合意した条件や、自社が持ち帰って検討すべき宿題事項などを明確に切り分けて記録することが大切です。

【議事録】お客様商談・お打ち合わせ

■ 開催概要
・日時：202［ ］年［ ］月［ ］日（［ ］） ［ ］:［ ］ 〜 ［ ］:［ ］
・場所：［ 貴社会議室 / オンライン ］
・参加者：
  - ［ クライアント企業名 ］：［ 相手方の参加者氏名 ］
  - ［ 自社名 ］：［ 自社の参加者氏名 ］
・記録者：［ 議事録の作成者氏名 ］

■ 打合せ目的
・［ 例：新規プロジェクトのご提案、要件定義の確認など ］

■ 合意事項（決定事項）
・［ 今回の打合せで、先方と合意した内容や条件を記載 ］

■ 協議内容詳細
1. ［ 議題①：例・提案内容に対するフィードバック ］
   - 先方要望：［ クライアントからの意見や具体的な要望を記載 ］
   - 自社回答：［ それに対する自社側の説明や回答を記載 ］

■ 次回までの宿題事項（ToDo）
【自社タスク】
・［ 先方に提出する見積書や修正資料の作成 ］（担当：［ 氏名 ］ / 期限：［ 月日 ］）
【先方タスク】
・［ 社内確認やデータのご提供など ］（期限：［ 月日 ］）

■ 次回予定
・日時：202［ ］年［ ］月［ ］日（［ ］） ［ ］:［ ］ 〜 ［ ］:［ ］（調整中）

③ プロジェクト進捗会議用テンプレート

特定のプロジェクトの進行状況を管理するためのテンプレートです。予定通りに進んでいる部分と、遅れや課題が発生している部分を可視化し、それに対する対策を整理しやすくなっています。

【議事録】［ プロジェクト名 ］ 進捗会議

■ 開催概要
・日時：202［ ］年［ ］月［ ］日（［ ］） ［ ］:［ ］ 〜 ［ ］:［ ］
・参加者：［ プロジェクトメンバー氏名 ］

■ プロジェクト全体の進捗ステータス
・［ 現在の状況：順調 / 一部遅れあり / 課題あり など ］

■ 各タスクの進捗状況と課題
1. ［ タスク名① ］（担当：［ 氏名 ］）
   - 進捗：［ 完了 / ◯％進行中 / 未着手 ］
   - 課題：［ 発生している問題や遅れの原因など ］
   - 対策：［ 課題を解決するための具体的なアプローチ ］

■ 決定事項・変更点
・［ スケジュールの変更や、仕様の変更点があれば記載 ］

■ 今後のアクションプラン（ToDo）
・［ 次回までに進めるべき具体的な作業 ］（担当：［ 氏名 ］ / 期限：［ 月日 ］）

■ 次回進捗確認ミーティング
・日時：202［ ］年［ ］月［ ］日（［ ］） ［ ］:［ ］ 〜 ［ ］:［ ］

④ シンプル議事録テンプレート（最小限の項目のみ）

15〜30分程度の短い即席ミーティングや、チーム内での手短な打ち合わせなど、要点だけをスピーディーに記録したい場合に最適なテンプレートです。作成の負担を最小限に抑えられます。

【議事録】［ 会議・打合せ名 ］（簡易版）

■ 開催概要
・日時：202［ ］年［ ］月［ ］日（［ ］） ［ ］:［ ］ 〜 ［ ］:［ ］
・参加者：［ 氏名（敬称略） ］

■ 会議の目的・議題
・［ 何のために集まったのか、テーマを記載 ］

■ 決定事項（結論）
1. ［ 決まったこと① ］
2. ［ 決まったこと② ］

■ 今後のタスク（ToDo）
・［ やること ］（担当：［ 氏名 ］ / 期限：［ 月日 ］）
・［ やること ］（担当：［ 氏名 ］ / 期限：［ 月日 ］）

分かりやすい議事録を書く5つのコツ

テンプレートを使えば形式は整いますが、中身が分かりづらければ意味がありません。上司やチームメンバーが読んだときに、「一目で内容が理解できる」と言われるような議事録を書くための5つのコツをご紹介します。

結論（決定事項）から書く

ビジネス文書の基本は「結論ファースト」です。議事録を読む人が最も知りたいのは、「その会議で何が決まったのか」という結論です。議論のプロセスをダラダラと書くのではなく、まず冒頭や目立つ場所に「決定事項」を記載しましょう。

5W1Hを意識して具体的に書く

文章を曖昧にしないために、5W1H（誰が・いつ・どこで・何を・なぜ・どのように）を意識しましょう。特に重要なのは、「誰が」「何を」「いつまでに」の3点です。「資料を修正する」ではなく、「Aさんが、来週の月曜日までに、提案資料を修正する」と書くことで、正確な記録になります。

箇条書きを活用し、簡潔にまとめる

議事録は丁寧な長文を書く必要はありません。主語と述語を明確にし、箇条書きをベースにして、短く簡潔な表現を心がけましょう。文章を短く区切るだけでも、読みやすさは格段に向上します。

会議中にリアルタイムでメモを取る

会議が終わってから議事録を書き始めようとすると、記憶を思い出すだけで時間がかかってしまいます。あらかじめテンプレートを開いておき、会議の進行と同時に、決定事項やタスクをその場で直接打ち込んでいく習慣をつけるとスムーズです。

会議終了後、24時間以内に共有する

会議から何日も経ってから共有された議事録は、メンバーの記憶も薄れており、タスクの着手が遅れる原因になります。原則として、会議終了後「24時間以内」に作成して関係者に展開するようにしましょう。

議事録作成でよくある悩みと対処法

議事録の書き方やコツを理解していても、実際の会議の場では様々な問題に直面することがあります。よくある悩みとその対処法を解説します。

書くのが追いつかない

複数人がテンポよく発言する会議では、メモが追いつかなくなることがあります。すべての発言を一言一句書き写そうとする必要はありません。「キーワード」や「決まったこと」だけを部分的にメモすることに集中しましょう。

要点がまとめられない

話が脱線したり、結局何が言いたかったのか分からなくなったりする会議もあります。これを防ぐには、事前にアジェンダを確認し、「この会議のゴール（何を決めるのか）」をあらかじめ把握しておくことが効果的です。

時間がかかる

会議後にメモを見返しながら文章を整える「清書」の作業に時間がかかりすぎるケースです。この悩みは、この記事でご紹介したテンプレートを事前に用意し、会議中にその枠を埋めるようにメモを取ることで、大幅に時間を短縮できます。

議事録作成を自動化する方法

ここまで、手作業で分かりやすい議事録を作成するためのテクニックやテンプレートをご紹介してきました。これらを実践するだけでも、議事録作成にかかっていた時間を短縮し、質の高い文書を作ることができるようになるはずです。

しかし、「もっと他の業務に時間を使いたい」「メモを取ることに必死で、会議での議論に集中できない」と感じることはありませんか？テンプレートを手で埋めるのも良い方法ですが、そもそも議事録を書く作業自体をAIに任せることができれば、清書やまとめの時間をゼロに近づけることができます。

そこでおすすめしたいのが、日本語特化のAI文字起こし・議事録・要約サービス「Sumarii」です。

Sumariiは、会議の音声を録音、またはアップロードするだけで、AIが自動で文字起こしを行い、テンプレートに沿った議事録（要約）を出力してくれるサービスです。会議・講義・商談・インタビューなど、用途別のテンプレートが10種類以上も用意されています。また、複数人が参加する会議でも、「誰が話したか」を自動で区別する話者分離に対応しています。Freeプランは毎月おおよそ3時間まで無料（クレジットカード不要）で利用でき、より多く使う場合はProプラン（月額¥1,980・税込）にアップグレードできます。Teamプランは準備中です。

セキュリティ面でも配慮されており、セッション内容をAIモデルの学習に利用することはありません。データは原則として日本国内のインフラで保管され、通信や保存データは暗号化されるため、ビジネスシーンでも取り入れやすい設計になっています。

（※現在は個人用ワークスペースのみでチーム共有は未対応です。また、エクスポートはdocx / txt / srt / 音声に対応しており、PDF形式は未対応となっています。）

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まとめ

本記事では、議事録の目的から、必須項目、コピーして使える4つのテンプレート、分かりやすい議事録を作成するためのコツまでを解説しました。まずは今回ご紹介したテンプレートをコピーして、日々の会議で活用してみてください。枠組みが決まっているだけでも、作成の負担は大きく軽減されるはずです。

そして、もし「テンプレートを埋める作業自体を自動化したい」「もっと本質的な仕事に時間を使いたい」と感じたなら、AIの力を借りる選択肢も検討してみてください。

日本語特化のAI議事録サービス「Sumarii」を使えば、これまで負担だった議事録の清書やまとめの時間を、大きく削減できる可能性があります。登録はGoogleアカウント、またはメールとパスワードで数分で完了します。まずは充実した無料枠で、AIによる議事録作成を体験してみてはいかがでしょうか。